Guía para Empleadores sobre la Compensación de Horas Extras.
Estimado Empleador.
No te pierdas este artículo sobre la Ley N°21.561, que hemos preparado para ti. La reducción de la jornada laboral a 40 horas semanales, establecida esta Ley, marca un cambio importante en la legislación laboral chilena. Esta normativa impone nuevas responsabilidades a los empleadores, quienes deben ajustar la gestión de horas extraordinarias para cumplir con las disposiciones legales.
En este contexto, los empleadores tienen la posibilidad de compensar las horas extras trabajadas con días adicionales de feriado. Sin embargo, este proceso debe realizarse conforme a un acuerdo escrito entre las partes y dentro de plazos específicos, lo que convierte a este nuevo escenario en un desafío administrativo.
Este artículo ofrece una orientación completa para los empleadores sobre cómo cumplir con estas nuevas obligaciones, evitar sanciones y adoptar las mejores prácticas para gestionar el tiempo extra de sus trabajadores de manera efectiva, garantizando el cumplimiento de la ley y evitando sanciones.
En Delaboral te ayudamos a afrontar este nuevo reto con éxito.
Aspectos Cruciales.
La Ley N°21.561 introduce un marco legal que permite a los empleadores compensar las horas extras con días adicionales de descanso, una alternativa que puede beneficiar a las empresas. A continuación, desglosamos los aspectos clave de esta normativa y sus implicancias para los empleadores:
1. Marco Legal: La Compensación de Horas Extras.
- La compensación de horas extraordinarias es una de las novedades más significativas. Según el Dictamen 199/05 emitido el día 28 de marzo de 2024 por la Dirección del Trabajo, las partes (empleador y trabajador) pueden acordar por escrito que las horas extras se compensen con hasta 5 días hábiles de feriado adicional al año.
- Este pacto debe formalizarse por escrito y establecer que los días de descanso adicionales se utilicen dentro de los 6 meses posteriores al ciclo en que se generaron las horas extras. Si el trabajador no hace uso de estos días dentro de dicho plazo, el empleador deberá pagar las horas extras acumuladas en la remuneración del período correspondiente.
2. Principios Clave de la Ley.
- Concepto de «año»: Se debe entender que el término «año», según lo estipulado en la ley, se refiere a la anualidad del contrato laboral y no a un año calendario.
- Feriado no fraccionable: Los días de feriado compensados no pueden dividirse en horas o medios días; deben ser solicitados y utilizados en días completos.
- Aviso previo de 48 horas: El trabajador que desee hacer uso de los días de feriado adicionales debe dar aviso al empleador con al menos 48 horas de anticipación.
Obligaciones de los Empleadores.
Para cumplir con la normativa, los empleadores deben seguir una serie de pasos clave:
1. Pacto por Escrito.
- Es esencial que los empleadores formalicen un acuerdo escrito firmado con cada trabajador para la compensación de horas extraordinarias.
- En caso de que las partes nada digan respecto de la compensación, se entenderá que debe aplicarse la regla general, debiendo pagarse las horas extraordinarias oportunamente.
- La compensación de horas extraordinarias por días adicionales de feriado se regirá por el mismo recargo que corresponde a su pago, es decir, por cada hora extraordinaria corresponderá una hora y media de feriado.
2. Gestión de Solicitudes.
- Las empresas deben estar preparadas para gestionar las solicitudes de feriado adicional con al menos 48 horas de anticipación, lo que requiere contar con un sistema eficiente de gestión y registro.
3. Compensación Monetaria.
- Si el trabajador no solicita los días adicionales de feriado dentro del plazo de 6 meses, el empleador deberá proceder a su pago junto con la remuneración del respectivo periodo.
4. Incorporación en el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.
- Para las empresas con más de 10 trabajadores, es obligatorio incluir estas normas en su Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, asegurando que todos los trabajadores conozcan el procedimiento.
Prácticas Recomendadas por Delaboral.
1. Formalización Adecuada de los Pactos.
- Todos los acuerdos sobre la compensación de horas extraordinarias deben constar por escrito, ser firmados y registrados adecuadamente en los archivos de la empresa. Esto evitará posibles conflictos y garantizará la claridad en las responsabilidades de ambas partes.
2. Capacitación del Personal.
- Es preciso que los gerentes y responsables de recursos humanos estén informados de las disposiciones de ley y en los procedimientos internos para gestionar las horas extras y las solicitudes de feriado. Esto garantizará un cumplimiento riguroso de la normativa.
3. Monitoreo Continuo de Horas Extras.
- Realiza un seguimiento constante de las horas extraordinarias trabajadas por cada trabajador, para asegurarte de que se compensen dentro del plazo legal o se paguen adecuadamente en la remuneración correspondiente.
4. Actualización del Reglamento Interno de Orden.
- Si tu empresa cuenta con más de 10 trabajadores, asegúrate de actualizar el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, para incluir las normas sobre la compensación de horas extras y los procedimientos para solicitar días de feriado adicionales.
Aclarando Tus Inquietudes.
1. ¿Qué significa «año» en el contexto de la compensación de horas extras?
- El concepto de “año” se refiere a la anualidad del contrato laboral, a partir del inicio de la relación laboral, no al año calendario.
2. ¿Se pueden fraccionar los días de feriado compensados en horas o medios días?
- No, los días de feriado generados por la compensación de horas extras solo pueden ser utilizados en días completos, sin posibilidad de fraccionamiento.
3. ¿Es obligatorio pactar la compensación de horas extras por escrito?
- Sí, el pacto debe constar por escrito para que la compensación de horas extras por días de feriado sea válida. Si no hay acuerdo escrito, las horas extras deben ser pagadas.
4. ¿Cuánto tiempo tiene el trabajador para solicitar los días de feriado compensados?
- El trabajador tiene un plazo de seis meses desde el ciclo en que se originaron las horas extras para solicitar los días de feriado. La solicitud debe realizarse con al menos 48 horas de anticipación.
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